Privacy Statement

Introductie
Waarom en hoe verzamelt Ebbinge persoonsgegevens
Wat voor persoonsgegevens gebruikt Ebbinge
Gebruik van persoonsgegevens
Assessment en coaching
E-mailservice en communicatie
Bewaartermijn
Rechten: inzage, correctie, dataportabiliteit, bezwaar, verwijdering en klachten
Opslag en beveiliging
Derde partijen
Algemeen/website
Wijzigingen

 

Introductie

Ebbinge biedt search, advies en interimdiensten aan zoals verder uitgelegd op onze websites (‘diensten’). Ebbinge heeft een hoog ambitieniveau waar het gaat om kwaliteit van deze diensten. Een belangrijk onderdeel van deze kwaliteit vormt de bescherming van de privacy en zorgvuldige omgang met (persoons-)gegevens.  

Dit Privacy Statement geldt voor kandidaten, klanten, referenten, bezoekers van de Ebbinge websites (ebbinge.nl, ebbinge.be, ebbingecampus.nl, investmentprogram.nl) en voor personen die zich hebben aangemeld voor informatie die Ebbinge periodiek stuurt zoals onze e-mailservice.  

Voor dit Privacy Statement is een: 

  • klant: een organisatie die Ebbinge inschakelt voor het uitvoeren van diensten; 
  • kandidaat: een persoon die zich aanmeldt voor onze diensten, een (potentiele) kandidaat voor openstaande of toekomstige vacatures, of een medewerker van een klant; 
  • referent: een persoon die een persoonlijk oordeel geeft over een kandidaat. 

Waarom en hoe verzamelt Ebbinge persoonsgegevens 

Voor onze diensten aan klanten en kandidaten is het noodzakelijk om persoonlijke informatie over individuen te verzamelen, bijv. voor het invullen van een vacature van een klant.  

Voor bepaalde posities plaatst Ebbinge een advertentie waarop een kandidaat zelf kan reageren. Het kan ook zijn dat Ebbinge kandidaten, maar ook referenten persoonlijk benadert via telefoon, e-mail of op kantoor. Op dat moment wordt een kandidaat of referent geïnformeerd dat zijn persoonlijke informatie verwerkt kan worden. Dit Privacy Statement wordt dan ook verstrekt.  

Ebbinge verwerkt ook persoonlijke informatie voor het doen van onderzoek naar bedrijfssectoren of marktsegmenten, vaak op verzoek van een klant. Met dergelijk onderzoek krijgt Ebbinge inzicht in doelgroepen en de personen die daarin werkzaam zijn. Zulk onderzoek helpt klanten met het zoeken naar geschikte kandidaten.  

Het type werk brengt met zich mee dat Ebbinge op basis van vertrouwelijkheid persoonlijke informatie verwerkt en soms moet werken zonder dat de betrokken persoon hiervan op de hoogte is. Denk aan een zoekopdracht voor een klant die nog niet bekend mag worden. Wanneer het niet mogelijk of redelijkerwijs haalbaar is om een betrokken persoon direct te benaderen, verwerkt Ebbinge persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Waar mogelijk vraagt Ebbinge toestemming zoals hierna verder uitgelegd.  

 

Wat voor persoonsgegevens gebruikt Ebbinge

Klant: 

Ebbinge gebruikt bedrijfs- en contactinformatie zoals naam, e-mail, functie, telefoonnummer. Daarnaast gebruikt Ebbinge ook informatie die een klant verschaft zoals bijv. gespreksverslagen met de klant over vacatures en kandidaten. 

Kandidaat: 

Indien een kandidaat zich online of na persoonlijk contact inschrijft in het kandidatensysteem voor een openstaande of toekomstige positie dan verzamelt Ebbinge naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer, functie, en indien van toepassing, cv en motivatiebrief. 

Voor zoekopdrachten en marktonderzoek verwerkt Ebbinge ook persoonlijke informatie uit openbare bronnen (bijv. Kamer van Koophandel, online publicaties) maar er worden geen persoonsgegevens uit databases van derde partijen gebruikt.   

Referent: 

Ebbinge vraagt naam, e-mailadres en telefoonnummer van een referent, en daarnaast de persoonlijke mening over de geschiktheid van een kandidaat voor een openstaande positie.  

 

Gebruik van persoonsgegevens  

Ebbinge verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen: 

- klanten: 

Klantinformatie wordt gebruikt voor het uitvoeren van de overeenkomst met Ebbinge en de gerechtvaardigde belangen van Ebbinge zoals relatiebeheer en marketing. 

- kandidaten: 

  • Invullen van vacatures, waar Ebbinge in opdracht handelt van een klant. Als een kandidaat reageert op een openstaande positie kan Ebbinge persoonsgegevens doorsturen naar de klant; 
  • Matchen van kandidaten met toekomstige vacatures. Ebbinge houdt persoonlijke informatie in het kandidatensysteem (in portefeuille) om de geschiktheid van een kandidaat te kunnen beoordelen voor een toekomstige positie die Ebbinge gaat invullen; 
  • Uitvoeren van een (vertrouwelijke) zoekopdracht voor een klant. In die gevallen doet Ebbinge een preselectie en deelt dan een beperkte set persoonsgegevens van een kandidaat met de klant. Als de klant geïnteresseerd blijkt, zal Ebbinge contact opnemen met de kandidaat voor overleg. Indien dit overleg leidt tot een uitnodiging voor een interview, zal Ebbinge de overige relevante persoonlijke informatie delen met de klant; 
  • Voor onderzoek dat een klant wil laten uitvoeren. Ebbinge kan hiervoor een beperkte set persoonlijke informatie gebruiken, zoals bijv. functie en sector; 
  • Voor het analyseren of verbeteren van onze diensten, bijv. het verzoek om een online enquête in te vullen. 

Ebbinge zal geen volledig geautomatiseerde kandidaatselectie doen op basis van persoonlijke informatie die wordt ontvangen. 

Let op, Ebbinge is niet verantwoordelijk voor gebruik van persoonlijke informatie van kandidaten door klanten. 

- referent: 

om de geschiktheid van een kandidaat beter te kunnen beoordelen, gebruikt Ebbinge voor het uitvoeren van de diensten in sommige gevallen informatie over en van de referent. 

 

Assessment en coaching 

Een klant kan vragen om coaching of assessment van een kandidaat. In dat geval verwerkt Ebbinge persoonlijke informatie van een kandidaat voor het gerechtvaardigd belang van de klant, of in opdracht en volgens de instructies van de klant. Indien zulke coaching of assessments psychologisch onderzoek en resultaten omvatten en Ebbinge niet in opdracht van de klant deze diensten uitvoert, wordt om uitdrukkelijke toestemming gevraagd. Afname en verwerking van psychologisch onderzoek wordt uitgevoerd in overeenstemming met de beroepscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP).    

 

E-mailservice en communicatie 

Wanneer een bezoeker, klant of kandidaat zich aanmeldt voor onze e-mailservice of andere onlinecommunicatie, verwerken wij naam en e-mailadres.  

Afmelden voor deze berichten kan altijd door te klikken op de knop afmelden in elk bericht.  

 

Bewaartermijn 

Ebbinge verwerkt persoonlijke informatie voor zo lang als nodig is om de diensten te kunnen leveren en de bovengenoemde doelen te bereiken. Na afloop van deze periode wordt de persoonlijke informatie verwijderd of geanonimiseerd. 

 

Rechten: inzage, correctie, dataportabiliteit, bezwaar, verwijdering en klachten 

Een kandidaat, klant of referent is niet verplicht om persoonlijke informatie te geven aan Ebbinge. Dit kan wel betekenen dat Ebbinge de diensten niet kan uitvoeren.  

Toestemming die gegeven wordt, kan op elk moment worden ingetrokken. Ook kan Ebbinge gevraagd worden te stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Een kandidaat, klant of referent mag altijd weten welke persoonlijke informatie Ebbinge bewaart. Hij kan om inzage vragen en eventuele onjuistheden aangeven, wijzigingen voorstellen, verzoeken om dataportabiliteit van gegevens, bezwaar aantekenen tegen verwerking door Ebbinge of verwijdering van gegevens vragen. Daartoe kan een verzoek worden ingediend via privacy@ebbinge.nl. Een verzoek wordt binnen 4 weken behandeld.  

Eventuele klachten over hoe Ebbinge persoonlijke informatie gebruikt, kunnen ook naar dit adres gestuurd worden. Mocht een klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, dan kan  de Autoriteit Persoonsgegevens benaderd worden via deze link.

 

Opslag en beveiliging 

Persoonlijke informatie wordt opgeslagen met verschillende applicaties die Ebbinge bedrijfsmatig gebruikt. Deze data wordt opgeslagen binnen de EU. De applicaties van Ebbinge worden beveiligd door middel van technische en organisatorische maatregelen om de persoonlijke informatie van kandidaten zo goed als mogelijk te beschermen tegen verlies of onbedoeld gebruik. 

 

Derde partijen 

Ebbinge schakelt voor haar dienstverlening in sommige gevallen externe dienstverleners in die persoonlijke informatie van kandidaten en klanten ontvangen. Denk aan externe leveranciers van Ebbinge voor bijv. kantoorautomatisering, opslag, e-mail en telefoniediensten. Deze externe partijen mogen contractueel de persoonlijke informatie alleen gebruiken voor die reden, ze moeten die geheimhouden en het is ze niet toegestaan persoonlijke informatie zelfstandig te gebruiken of door te geven. 

 

Algemeen/website 

Ebbinge blijft graag op de hoogte van het aantal website bezoekers. Daarbij is de identiteit van de bezoekers niet van belang. Er wordt daarom geen specifieke, tot personen herleidbare, informatie opgeslagen of bewaard. Wel wordt bepaalde informatie geanonimiseerd bijgehouden en bewaard: het aantal bezoekers, welk deel van de site (het meest) wordt bezocht, het tijdstip van de bezoeken, het land van waaruit de site wordt bezocht en algemene informatie over de software waarmee de bezoeker werkt. Daarvoor gebruiken de sites van Ebbinge cookies. Lees hier wat cookies zijn en hoe Ebbinge cookies gebruikt. 

 

Wijzigingen 

Ebbinge kan dit Privacy Statement periodiek wijzigen. Ebbinge spant zich in om klanten, kandidaten en referenten hierover te informeren. 

 

Dit Privacy Statement is afgegeven door: 

Ebbinge BV 
Fred. Roeskestraat 115 
1076 EE Amsterdam 

V25052018