1. Wees kritisch maar constructief
Jolande Sap is commissaris bij o.a. KPN, Renewi, Arkin en KPMG. De afgelopen maanden is ze meer sparringpartner geweest dan strikte toezichthouder, vertelt ze tijdens het webinar dat Ebbinge en MVO Nederland op 7 juli 2020 organiseerden. ‘Ik probeer bestuurders vooral steun te geven en mee te denken. En vragen te stellen waar ze in de hectiek van alledag misschien zelf niet aan toekomen.’
Toezicht houden werkt op deze manier als contrastvloeistof, zegt Sap: het legt zowel risico’s als kansen bloot die anders over het hoofd zouden kunnen worden gezien. Een voorbeeld: ‘Bij een grote ggz-instelling hebben ze noodgedwongen het beeldbellen ontdekt. Dit blijkt grote positieve gevolgen te hebben voor zowel cliënt als behandelaar. Wij proberen dit als toezichthouders verder te stimuleren: kijk of je met digitale behandelingen de wachtlijsten kunt aanpakken. Zo komt innovatie tot stand en zijn de aanpassingen die we nu doen ook relevant voor later.’
Ook Teun Verheij, die eveneens te gast was bij het webinar, merkt dat de steunende rol van toezichthouders in deze tijd constructief kan werken. Hij is algemeen directeur van Albron, een foodservicebedrijf dat catering en horeca bij bedrijven, overheid, in de zorg en in de leisure faciliteert en kwam door de coronamaatregelen voor grote uitdagingen te staan. ‘Ik ben vorig jaar 60 geworden, ik dacht dat ik zo’n beetje alles wel had meegemaakt. En toen kwam dit. Het is een geheel nieuwe situatie, ik kan niet blind varen op mijn ervaring. Het is fijn als je dan kunt sparren met anderen.’
Albron heeft een lange relatie met zijn toezichthouders, die gebaseerd is op onderlinge transparantie. Dat geeft in deze tijd een voorsprong, zegt Verheij. ‘Je durft sneller je onzekerheden te delen. Zoals over het thuiswerken: hoe zijn de gevolgen voor onze personeelsrestaurants nu de maatregelen versoepeld worden? Ik durf het niet te zeggen, maar onze commissarissen stellen daar goede vragen bij: waar baseer je je scenario op? Kun je wat achtergrondinformatie geven? Al pratende kom je dan tot inzichten.’
2. Durf kwetsbaar te zijn
Jolande Sap ziet veel bestuurders die zich kwetsbaar opstellen door in filmpjes de dilemma’s te delen waar ze mee worstelen. ‘Dat is er eentje om erin te houden na de crisis,’ zegt ze. ‘Het wordt door werknemers enorm gewaardeerd.’
Ook Teun Verheij stuurt wekelijks een filmpje naar de 5.000 medewerkers van Albron. Daarin vertelt hij voor welke uitdagingen Albron staat en hoe hij de toekomst ziet. ‘Ik doe dit voor het eerst in mijn 20 jaar als CEO. In de filmpjes probeer ik dicht bij mezelf te blijven. Ik ben eerlijk over de scenario’s die ons te wachten staan en vertel waarom we tot bepaalde beslissingen komen. Je hoeft niet met hangende schouders te vertellen dat je het allemaal niet ziet zitten, maar je kunt wel open en eerlijk zijn en laten zien dat je zelf ook zoekende bent. Dat blijkt een belangrijke basis voor betrokkenheid en vertrouwen.’
Je kwetsbaar opstellen nodigt ook uit tot openheid van anderen: de medewerkersbetrokkenheid is in de coronacrisis hoog, merkt Jolande Sap. ‘Niet alleen door die filmpjes, maar ook door al die digitale ontmoetingsruimtes, borrels en zelfs digitale fitness. Er wordt door bedrijven echt in geïnvesteerd om mensen het gevoel te blijven geven dat ze tot een gemeenschap behoren. En dat werkt. Een mooie volgende stap zou zijn om talent en inzet van medewerkers beter te benutten voor de toekomst.’
3. Zorg voor diversiteit in de RvC
Als deze tijd íets duidelijk maakt, zegt Jolande Sap, is het wel hoe belangrijk diversiteit in een team is. Niet alleen in achtergrond en gender, maar ook in leeftijd. ‘In veel raden van commissarissen ben je als vijftiger jong. Dat is niet oké,’ zegt ze. ‘We zouden meer dertigers en veertigers moeten toelaten. Bedrijven vinden de gang van zaken vaak vanzelfsprekend, maar een frisse blik leidt tot andere vragen: waarom werkt het hier dan zo?’
En diversiteit kun je nog breder opvatten: ‘In de publieke sector zijn mensen uit het bedrijfsleven altijd zeer welkom. Maar andersom zie je dat in de meeste bedrijven weinig mensen met een publieke achtergrond in de raden van commissarissen zitten. Dat zou meer gestimuleerd kunnen worden.’ Een brede diversiteit kan helpen om de maatschappelijke antenne wat verder te laten reiken, zegt Sap. Als voorbeeld noemt ze de discussie over de NOW-regeling. ‘Bij KPMG hebben we weloverwogen besloten daar geen gebruik van te maken, het zou een scheef beeld geven naar de buitenwereld. Maar je ziet dat die discussie bij Booking.com niet goed is gevoerd.’
Naast diversiteit ligt er voor RvC’s ook een uitdaging om inclusiever te worden, aldus Sap. Zodat iedereen zich uitgenodigd voelt om een bijdrage te leveren. ‘Daar hoort bij dat je je als toezichthouder, commissaris of bestuurder all round opstelt en je in alle thema’s van het bedrijf verdiept. De rol van voorzitter is hierin cruciaal: die kan iedereen uitdagen op zijn inbreng om het maximale uit het team te halen.’
Ebbinge en MVO Nederland organiseren deze webinarreeks elk kwartaal voor commissarissen en toezichthouders, met verschillende thema’s. Op deze manier kunnen zij inspiratie opdoen en hun eigen handelen of situatie spiegelen. Voor meer informatie: Niels van Tent via Niels.vanTent@ebbinge.nl of Maria van der Heijden via contact@mvonederland.nl.