Binnen een van de uitvoeringsinstanties van de overheid loopt een vernieuwingsprogramma waarin de informatievoorziening een cruciale rol speelt. Hoe definieer je die en hoe houd je die op termijn actueel? Het gaat om vele, vaak zeer uitgebreide dossiers en complexe beslisregels, omlijst door een continu veranderend maatschappelijk krachtenveld. Interim manager André van den Wildenberg is namens Ebbinge Executive Interim Management verantwoordelijk voor het inrichten van de regieorganisatie: "Het gaat erom de business-kant goed te organiseren. De juiste mensen en processen. IT is uiteindelijk een stuk invulling."
Continu kunnen aanpassen
André van den Wildenberg bevindt zich in de 'afsluitende fase' van zijn opdracht, de inrichting van een regiemodel en -organisatie voor de informatievoorziening (IV). Deze regieorganisatie richt zich de komende jaren op de integrale vernieuwing van nagenoeg alle informatiesystemen en zal zich daarna richten op het actueel houden van deze systemen. Wat moet je daarbij voorstellen? André: "Om een indruk te geven, uitvoeringsinstanties nemen beslissingen op basis van complexe regels zoals wetten. Deze regels veranderen continu als gevolg van politieke besluitvorming of rechterlijke uitspraken. In de conventionele systemen zijn deze regels vaak in de software gecodeerd en verweven met de procesafbeelding in de primaire informatiesystemen. Na verloop van tijd wordt deze software door de vele wijzigingen steeds complexer en ontstaat op termijn een niet werkbare situatie. Dat leidt dan weer tot trage afhandeling met overschrijding van wettelijke termijnen en mogelijk foute besluitvorming. De betreffende uitvoeringsinstantie heeft derhalve besloten de primaire informatiesystemen te vernieuwen en hierbij de regels expliciet te scheiden van de processen, het zogenaamde scheiden van 'know' en 'flow'. Wijzigingen in regels kunnen hiermee buiten de primaire systemen om en los van ICT worden doorgevoerd.
Het uitgangspunt van het vernieuwingsprogramma is dat de aanvrager als klant centraal wordt gesteld. Kernwaarden zijn klantgerichtheid, effectiviteit, efficiency en flexibiliteit. Daarbij moet je bedenken dat maatschappelijke ontwikkelingen en de daaruit voortkomende beleidswijzigingen vragen om continue aanpassingen in de IV. Het gaat daarom om het permanent besturen en doorontwikkelen van de IV, waarbij de business en ICT beide een andere taal spreken. Vandaar de keuze voor een integrale regieorganisatie, om te waarborgen dat het geheel aan informatievoorziening blijft aansluiten op de actuele behoeften."
Integrale aanpak
De informatiebehoefte in kaart brengen en blijven brengen. Zorgen dat iedereen, ook de leverancier (Service Integrator) het begrijpt en blijft begrijpen. Dat zijn essenties van de regieorganisatie: ten eerste het besturen van de vernieuwing en ten tweede de goede, continue levering van de IT-diensten. Het regieteam bestaat uit managers die ieder hun eigen deelverantwoordelijkheid hebben, maar ook nadrukkelijk samenwerken op basis van één geïntegreerd plan. André: "Dat laatste is absoluut noodzakelijk. Als je kijkt naar de verschillende regieonderdelen, 'Strategie & architectuur', 'Vraagarticulatie', 'Project Control' en 'Exploitatie' dan moet je integraal samenwerken. Vraagarticulatie staat voor de zorg van de aansluiting van de IV-systemen op feitelijke behoeften op de korte en middellange termijn. Dit draait in belangrijke mate om goed informatiemanagement en een bewust keuzeproces. Dat heeft natuurlijk weer alles te maken met de architectuur van systemen. Uiteraard heeft dit ook weer een verband met Project Control (wordt het gevraagde ook daadwerkelijk door de leveranciers gerealiseerd?) en Exploitatie (het dagelijks functioneren van de systemen binnen de normen). Het is de uitdaging en het interessante van grote en complexe projecten als deze: je krijgt dat nooit voor elkaar als je werkt binnen een 'eilandjescultuur'. Het gaat om zoveel verschillende aspecten, specialistische kennis en bovenal mensenkennis, dat een integrale, perfecte samenwerking noodzaak is. Dat hebben we met de regieorganisatie nu goed geborgd."
Aanvullende deelopdracht
Om de nieuwe informatiesystemen goed te laten functioneren binnen de context van de organisatie heeft de uitvoeringsinstantie besloten om ook de werkplekken te vernieuwen. Uitgangspunten hierbij zijn flexibiliteit, veiligheid en beheerbaarheid. Onderzoek van André heeft geleid tot een aantal 'proof of concepts' op een nieuw werkplekconcept, de zogenaamde virtual desktop infrastructure (VDI). Hierbij wordt de desktop gevirtualiseerd op een server in het rekencentrum. Wat overblijft op het bureau van een gebruiker is in feite een beeldscherm met een netwerkaansluiting. Het VDI concept is aangevuld met het dynamisch installeren ('streamen') van besturingssystemen en applicaties op de virtuele desktops. André: "Het is een relatief nieuwe combinatie en daarom hebben wij een aantal referentiebezoeken bij leveranciers en grote gebruikersorganisaties in de Verenigde Staten afgelegd. Hieruit is gebleken dat de combinatie van VDI en streaming een veelbelovende nieuwe weg is, die ook voor andere complexe organisaties grote voordelen kan bieden. De komende periode wordt het nieuwe werkplekconcept verder beproefd."
Veelzijdig
De regieorganisatie staat in de basis en de bouwfase gaat van start. Op basis van praktijkervaring gedurende de bouwfase zal de regieorganisatie periodiek worden bijgesteld. Immers, dit soort complexe trajecten laten zich niet op voorhand in een blauwdruk vatten. Daarom is bewust gekozen voor een bestemmingsplanbenadering. Het stokje voor dit ontwikkelproces is inmiddels aan een interne manager van de uitvoeringinstantie overgedragen. Een bijzonder interessant traject volgens André: "Ik opereer graag op het grensvlak van organisatie en informatie. En ik heb nu het zekere gevoel dat deze uitvoeringsinstantie, met de regieorganisatie en de goede processen daaromheen, mogelijk aangevuld met het nieuwe werkplekconcept, de gewenste informatievoorziening krijgt. Zodat zij nu en in de komende jaren haar zo belangrijke taak uitstekend kan vervullen." André, die nu zo'n jaar of vier als zelfstandig interim manager opereert, had bij deze opdracht veel plezier van zijn veelzijdige achtergrond. Hij werkte ruim 19 jaar bij de Marine en studeerde in die tijd onder andere elektrotechniek, informatica, bedrijfskunde en bedrijfseconomie: "Bij de Marine bleef ik toch teveel in de technische hoek hangen, terwijl ik breder wilde gaan. Ik voel mij sterk in multidisciplinaire teams en projecten. Dit heb ik eerst eens goed getest bij KLM en Nuon. Toen wist ik het zeker: ik kan dit zelfstandig, op interim basis. En dan is het prachtig dat je fascinerende projecten als deze mag gaan doen!".
